Sự khác biệt giữa hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử

Dịch vụ hóa đơn điện tử  VNPT – Hoá đơn đặt in: là hóa đơn doanh nghiệp đặt một đơn vị chuyên về in ấn để in, gồm 02 dạng, dạng: đóng quyển, dạng thứ 2 (thường áp dụng cho việc in số lượng nhiều) dùng hệ thống giấy in liên tục. Sau đó có thể viết tay hoặc có thể dùng máy in kim để in liên tục để in hóa đơn giao cho khách hàng.

Một mẫu hóa đơn điện của VNPT

Về cơ cấu lưu trữ, hóa đơn đặt in phải lưu trong kho những hóa đơn chưa xuất và hóa đơn đã xuất 10 năm. Gặp nhiều rủi ro cháy nổ, mất, hỏng hóa đơn, doanh nghiệp sẽ bị cơ quan thuế phạt
Hóa đơn tự in tốn rất nhiều chi phí in ấn, luân chuyển, lưu trữ, nhân lực, thời gian xử lý, báo cáo…

Hình thức thanh toán khi nhận hóa đơn: Phải giao hóa đơn cho người mua bằng chuyển phát nhanh hoặc giao trực tiếp.
Nghiệp vụ thay thế/điều chỉnh/huỷ hoá đơn đã xuất: Lập biên bản điều chỉnh/thay thế/huỷ hoá đơn bằng giấy: chậm, chi phí thu hồi, chuyển phát lại.
Tra cứu: Tìm kiếm hoá đơn cũ lâu, phải lục lại chứng từ hoặc từng cuốn hóa đơn.

Báo cáo: Tốn công tra cứu, nhập liệu, dễ sai sót.
Xuất hoá đơn từ phần mềm kế toán/Thanh toán/ERP…
Hoá đơn đi kèm hàng hoá đi đường
Thủ tục phát hành hoá đơn: Gồm Quyết định sử dụng hoá đơn, Thông báo phát hành hoá đơn qua mạng + đính kèm mẫu hoá đơn.
Người mua là đơn vị kế toán có cần ký lên hoá đơn không? Có, được miễn khi
– Được CQT miễn chữ ký người mua.
– Bán hàng qua điện thoại .
Hóa đơn tự in có tối đa 09 liên.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử lưu trữ bằng file và lưu trữ tại được 10 năm trên hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn, không còn phải lo hóa đơn bị mất, cháy, hỏng và phải thuê diện tích để lưu trữ hóa đơn nữa.

Bảng giá hoá đơn điện tử VNPT
Hình 2

Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm được 90% chi phí cho hóa đơn hàng năm, tiết kiệm được nhân sự.
Hình thức thanh toán khi nhận hóa đơn: Rút ngắn được quy trình công nợ vì hoá đơn được chuyển ngay tức thời tới người mua ở bất cứ đâu thông qua email, Web tra cứu => KH sẽ thanh toán nhanh hơn so với hình thức hoá dơn đặt in/tự in.
Nghiệp vụ Thay thế/điều chỉnh/huỷ hoá đơn đã xuất: Biên bản xử lý hoá đơn bằng phương tiện điện tử
Tra cứu: Truy xuất nhanh
Báo cáo: Các loại báo cáo được kết xuất tức thì, theo mẫu biểu quy định, không tốn công sức mà đảm bảo chính xác tuyệt đối.
Kết nối với các phần mềm kế toán/Thanh toán/ERP…
Thủ tục phát hành hoá đơn: Gồm Quyết định sử dụng hoá đơn, Thông báo phát hành hoá đơn qua mạng + đính kèm mẫu hoá đơn.
Người mua là đơn vị kế toán có cần ký lên hoá đơn không? Có, được miễn khi
– Được CQT miễn chữ ký người mua.
– Có: hợp đồng kinh tế/PXK/biên bản giao nhận hàng hóa/biên nhận thanh toán/phiếu thu, …
Hóa đơn điện tử không có liên và dài vô hạn, tự động sang trang.

Những câu hỏi về hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in
1. DN nào được sử dụng hoá đơn điện tử
Là tổ chức kinh tế đang hoạt động và đang nộp tờ khai thuế qua mạng.
2. DN cần chuẩn bị gì:

 Có đường truyền Internet.
 Có Chữ ký số.
3. DN đã sử dụng hình thức hóa đơn đặt in/tự in, muốn sử dụng thêm hình thức hóa đơn điện tử có được không?
Căn cứ khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC: “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
4. DN có phải làm trang Web tra cứu hoá đơn không?
Nhà cung cấp hoá đơn điện tử cung cấp miễn phí website tra cứu hoá đơn. Trường hợp DN muốn làm trang dành riêng => tốn chi phí.
5. Các loại hoá đơn/chứng từ có thể chuyển sang Hoá đơn điện tử?
 Hoá đơn giá trị gia tăng
 Hoá đơn bán hàng
 Phiếu thu, tem, vé, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

 

 

Leave a Reply

Bình luận đầu tiên

avatar
wpDiscuz
Đăng ký0934 029 599